Esta función te permitirá manejar todos los archivos del sistema, afectando principalmente su base de datos. Para conocer cómo hacerlo, seguí los siguientes pasos.

1. Para acceder, primero deberás cerrar el panel de Adición.
2. A continuación, ingresá a Menú → Mantenimiento → Manejo de archivos.
3. Dentro de la ventana de Manejo de archivos verás distintas solapas, en la parte superior, que te guiarán paso a paso para seleccionar específicamente los archivos que desees manipular.

PASO 1: Función 

Dentro de esta primera solapa debés seleccionar entre las distintas opciones que el sistema te permitirá para el manejo de archivos.  

• Resguardo / Copias de seguridad: Realiza una copia exacta de archivos, también denominado “backup“, principalmente utilizado para conservar duplicaciones de archivos ante eventuales roturas o pérdidas de datos.
• Recupero: Es el procedimiento inverso al anterior, donde se reinstalará los archivos previamente resguardados. Tener en cuenta que esta función puede sobreescribir sus datos actuales.
• Inicialización/Depuración: Acciones que “limpian” los datos de los archivos, dejándolos vacíos en el caso de la inicialización, o parcialmente borrados, en el caso de la depuración. En el segundo caso, deberás indicar qué parte de la información limpiará, habitualmente por un rango de fechas.
• Exportación: Esta función solo está disponible durante el armado de un proceso automatizado. Es similar a la función de resguardo, pero especialmente creada para los casos en que la información tiene un destino programado, por lo general, otra computadora administrativa que recibe esta información exportada. La misma es copiada en paquetes comprimidos que reciben un número de envío.

Seleccione la función deseada haciendo clic sobre el botón que corresponda y haga clic en el botón Siguiente para pasar al próximo paso.

PASO 2: Archivos

La segunda solapa te permitirá indicar qué archivos se incluirán en el proceso.

• Todos: Incluye todos los archivos del sistema.
• Selección: Podrá tildar grupos de archivos organizados en:
  • Ventas: Las estadísticas de ventas, artículos vendidos y cuentas corrientes de los clientes.
  • Compras: Las estadísticas de compra, insumos comprados y cuentas corrientes de los proveedores.
  • Stock: Los movimientos de stock, inventarios y stock por insumo.
  • Bancos: Los movimientos bancarios.
  • Cajas: Los movimientos de caja, tanto adición como caja mayor.
  • Personal: Los pagos a empleados, los horarios de entrada y salida, y la agenda.
  • Contabilidad: Los asientos ingresados.
  • Maestros: Todas las tablas (artículos, insumos, proveedores, clientes, etc.).
• Un archivo: Permite seleccionar un solo archivo. Uno, específicamente.

PASO 3: Ubicación

En esta etapa deberás seleccionar el destino o la ubicación de los archivos. Por lo que, si en el paso 1 seleccionaste “Resguardo” o “Exportación”, indicá el destino de los archivos; si seleccionaste “Recupero” indicá dónde se encuentran esos archivos resguardados anteriormente.

• Interna: Especifica una ubicación predeterminada dentro de la carpeta del sistema. Por lo general, “C:\MAXIREST\COPIA”.
• Otra ubicación: Permite indicar una ruta donde se deberá indicar unidad y/o directorio. Por ejemplo, “A:\” para diskettes, “F:\BACKUP” para una ubicación de red en la carpeta BACKUP.

PASO 4: Período

En esta sección deberás establecer el período a resguardar o a borrar según la opción elegida en el paso 1. 

• Todo: Incluye todos los archivos del sistema.
• Por fecha: Determina un período.
• Por envío: Si se trata de información exportada, se puede indicar un rango de paquetes exportados.
• Nuevo envío: Habiendo seleccionado “Resguardo”, se copiará solamente los datos no enviados anteriormente.
• Último envío: Habiendo seleccionado “Inicialización/Depuración”, se limpiará solamente el último paquete exportado o resguardado.

PASO 5: Final

Por último, deberás definir los datos finales dependiendo del proceso que estés realizando. Seleccioná la opción que corresponda de acuerdo a la función elegida en el paso 1.

Para Resguardo o Exportación

• Borrar del sistema: Elimina la información luego de que haya sido resguardada o exportada.
• Convertir a Excel: Copia la información en formato de archivo XLS compatibles con Excel o Google Sheets.
• Convertir a CSV: Copia la información en formato de archivo CSV.
• Compactar la información resguardada: Comprime la información en formato ZIP.

Sólo para Resguardo

• Convertir a Excel: Copia la información en formato XLS compatible con Microsoft Excel versión 2.0 o superior.
• Compactar: Comprime la información en formato ZIP.

Para Recupero

• Adjuntar: Agrega la información que recuperará a la actual del sistema.
• Reemplazar: Modifica la información actual por la resguardada.
• Actualiza stock: Si recupera información relacionada con el stock, realiza la carga o descarga del mismo.